Datenschutzerklärung - Mitarbeiter, Auftragnehmer des Shell-Konzerns, Angehörige

In dieser Erklärung legen wir dar, welche personenbezogenen Daten erfasst werden, für welche Zwecke wir diese erfassen und welche Rechte Sie diesbezüglich haben.

Was deckt die vorliegende Datenschutzerklärung ab?

Jede Person innerhalb der Shell-Unternehmensgruppe („Shell“ oder „wir“) ist verantwortlich für den Schutz personenbezogener Daten untereinander sowie der unserer Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten.

Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über personenbezogene Daten, die von Shell im Zusammenhang mit Personen verarbeitet werden, die Angestellte, Praktikanten oder einzelne Auftragnehmer sind oder waren, sowie Angehörige von Shell-Mitarbeitern („Shell-Mitarbeiter“).

Endkunden, Mitglieder von Shell-Treueprogrammen, Besucher von Shell-Websites oder Nutzer von Shell-Anwendungen verweisen wir auf die Datenschutzerklärung – Business to Customer (B2C) / Endkundengeschäft unter:

https://www.shell.de/datenschutzerklaerung/b2c-notice.html

Personen, die sich bei Shell bewerben, oder die eine Recruiting-Veranstaltung besuchen, oder die sich einem Assessment Center der Shell unterziehen, verweisen wir auf die Datenschutzerklärung - Recruiting des Shell Konzerns unter:

https://www.shell.de/datenschutzerklaerung/job-applicant-notice.html

Maßgeschneiderte Datenschutzerklärungen und ergänzende Datenschutz-bestimmungen können genau wie diese Datenschutzerklärung weitere Informationen zu der Art und Weise enthalten, wie wir unsere personenbezogenen Daten in Bezug auf bestimmte HR-Prozesse (wie Open Resourcing, OneHealth IT und International Mobility Programme) verarbeiten. In diesen Fällen werden Ihnen solche Datenschutzerklärungen gesondert übermittelt.

Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet werden, warum wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und für welche Zwecke bzw. wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren, wie Sie auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und diese aktualisieren können, sowie die Möglichkeiten, die Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten haben, und wohin Sie sich wenden können, wenn Sie weitere Informationen benötigen.

Die Kategorien der personenbezogenen Daten, die wir über Sie erfassen.

Welche personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten wir?

Erfassung von Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die zur Verwaltung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind, um Auftragnehmer und Praktikanten zu beschäftigen und bestimmten Angehörigen von Shell-Mitarbeitern Leistungen zu erbringen. Dazu gehören persönliche Kontaktinformationen, Geburtsdatum, Familienstand, Informationen zu Gehaltsabrechnung und Bankkonto, Informationen zu Gehalt und Leistungen, einschließlich Empfängerinformationen, Notfallkontakte, Informationen zur Arbeitsleistung, Informationen zur Sicherstellung, dass Sie die Arbeitserlaubnis für das jeweilige Land/die jeweiligen Länder haben, in dem/denen Sie tätig sind, sowie alle sonstigen Informationen, die zur Verwaltung des Arbeitsverhältnisses, zur Beauftragung von Auftragnehmern und zur Bereitstellung von Leistungen für bestimmte Angehörige von Shell-Mitarbeitern (z. B. die Angehörigen, die einen Shell-Mitarbeiter während eines Auslandseinsatzes begleiten) erforderlich sind.

Sensible personenbezogene Daten

Wir verarbeiten auch einige spezielle Kategorien personenbezogener Daten (sensible personenbezogene Daten), wie Daten, die sich auf die Gesundheit einer Person, ihre Rasse oder ethnische Herkunft, religiöse oder philosophische Überzeugungen, sexuelle Orientierung, politische Ansichten und die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft beziehen. Wir werden solche personenbezogenen Daten nur verarbeiten, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um die Gesetze des Arbeits- und Sozialrechts einzuhalten, um Ansprüche geltend zu machen, durchzusetzen oder zu verteidigen oder wo es für Zwecke der arbeitsmedizinischen Beratung und Unterstützung erforderlich ist, um die wesentlichen Interessen einer Person (wie in einem Notfall) zu schützen, wenn dies aus Gründen der öffentlichen Gesundheit erforderlich ist oder falls die Person ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt hat.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn wir eine rechtliche Grundlage dafür haben.

Warum verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten:

  • um unsere Verpflichtungen zur Einhaltung lokaler Gesetze und Vorschriften einzuhalten;
  • für berechtigte geschäftliche Interessen (zum Beispiel für das Leistungsmanagement, um dafür zu sorgen, dass wir qualifiziertes und fachkundiges Personal haben, oder für Gesundheits-, Sicherheits- und Gefahrenabwehrzwecke, um dafür zu sorgen, dass nur befugtes Personal bestimmte Produktionsstätten und Anlagen betreten kann, ferner für Rechtsstreitigkeiten und Gerichtsverfahren sowie die Verteidigung von Ansprüchen); oder
  • in Fällen, in denen uns Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

Bitte beachten Sie, dass Shell grundsätzlich nicht die Einwilligung von Shell-Personal zur Verarbeitung personenbezogener Daten anfordert oder sich auf diese beruft. Allerdings gibt es begrenzte Umstände in denen eine Einwilligung erforderlich ist, wie zum Beispiel, wenn diese durch lokales Recht vorgeschrieben ist.

Die von der Shell-Belegschaft angeforderten personenbezogenen Daten entsprechen den Mindestanforderungen, die erforderlich sind, um rechtliche und/oder vertragliche Notwendigkeiten zu erfüllen und Möglichkeiten zur Teilnahme an Programmen oder Leistungen anbieten zu können. Falls Sie uns die angeforderten Informationen nicht zur Verfügung stellen, kann sich dies negativ auf Ihre Möglichkeit auswirken, weiterhin bei uns zu arbeiten, ein Praktikum bei uns zu absolvieren, als Auftragnehmer für uns tätig zu sein, an einem Programm teilzunehmen oder eine Leistung zu erhalten.

In den Fällen, in denen die Verarbeitung auf der Einwilligung beruht und ggfs. ein lokales Gesetz Ihre Einwilligung erfordert, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies hat keinen Einfluss auf die Gültigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung. Der Entzug der Einwilligung kann sich jedoch auf Ihre Möglichkeiten auswirken, weiterhin bei uns zu arbeiten oder anderweitig von uns beauftragt zu werden oder an einem Programm teilzunehmen oder eine Leistung zu erhalten.

Die Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten die unter diese Datenschutzerklärung fallenden personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

  • Human Resources (HR), Personalmanagement, Geschäftsausübung, Interne Steuerung, Managementberichterstattung, Organisationsanalyse und -entwicklung - einschließlich der Budget-, Finanz- und Organisationsplanung, Verwaltung, Entschädigung, Leistungsmanagement;
  • Gesundheit, Sicherheit und Gefahrenabwehr - einschließlich des Schutzes des Lebens oder der Gesundheit der Mitarbeiter von Shell, der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, des Schutzes der Standorte und Anlagen von Shell und der Identifizierung des Status und der Zutrittsrechte der Shell-Belegschaft; oder
  • Einhaltung rechtlicher und/oder regulatorischer Bestimmungen - einschließlich der Einhaltung der rechtlichen oder regulatorischen Anforderungen.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch für einen sekundären Zweck verarbeiten, wenn dieser in enger Beziehung hierzu steht, wie zum Beispiel:

  • Speicherung, Löschung oder Anonymisierung Ihrer personenbezogenen Daten;
  • Verhinderung von Betrug, Audits, Untersuchungen, Streitbeilegung oder für Versicherungszwecke, Rechtsstreitigkeiten und Gerichtsverfahren und Verteidigung von Ansprüchen; oder
  • statistische, historische oder wissenschaftliche Forschung.

Überwachung

Alle Aktivitäten auf Shell IT-Geräten und/oder innerhalb des Shell IT-Netzwerks können zu rechtmäßigen Geschäftszwecken überwacht werden.

Alle Shell-Mitarbeiter erhalten einen Zugangsausweis, der es Shell ermöglicht, das Datum, die Uhrzeit und die Zugangspunkte der Personen in den Räumlichkeiten und Anlagen von Shell zu erfassen. Die Daten der Zugangs- und Sicherheitssysteme werden verwendet:

  • für Zwecke der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes, um Betrug vorzubeugen und insbesondere mit Blick auf den Schutz von Shell Anlagen, Shell-Personal und Besuchern auf Shell Standorten;
  • zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, insbesondere dort, wo eine lokale gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung von Informationen an Regierungs-und Aufsichtsbehörden besteht;
  • zur Überwachung (auf aggregierter Basis) der Anzahl der Personen, die Zugang zu Shell Standorten haben und an diesen arbeiten, zur Personal- und Standortplanung; und
  • im Falle von Auftragnehmern (nicht Shell Mitarbeitern) können das Datum und die Uhrzeit des Betretens und Verlassens der Shell Standorte zu Zwecken der Rechnungskontrolle verwendet werden.

Die meisten unserer Räumlichkeiten und Anlagen sind mit Überwachungskameras (CCTV - Closed Circuit Tele Vision) ausgestattet. Wo Überwachungskameras verwendet werden, werden sie kenntlich gemacht. Überwachungskameras werden zum Zwecke der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes eingesetzt, insbesondere für den Schutz von Shell Anlagen, Shell Mitarbeitern und Besuchern auf dem Shell Gelände. Alle Aufzeichnungen werden höchstens für 72 Stunden gespeichert, es sei denn, es liegt ein Arbeitsschutzvorfall oder eine vermutete oder tatsächliche kriminelle Handlung vor. In diesem Fall können sie von internen - mit der Untersuchung eines entsprechenden Vorfalls betrauten - Teams von Shell sowie extern eingesehen werden. Für die externe Einsichtnahme durch Stafverfolgungsbehörden und andere Behörden (z.B. Umweltbehörden), ist eine gesetzliche Grundlage unabdingbare Voraussetzung.

Screening („Überprüfung“)

Zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen, zum Schutz der Vermögenswerte und Mitarbeiter/Auftragnehmer von Shell und insbesondere zur Sicherstellung , dass Shell allen Gesetzen zur (Außen)Handelskontrolle, Verhinderung von Geldwäsche und/oder Bestechung und Korruption sowie anderen gesetzlichen Anforderungen Rechnung tragen kann, führen wir regelmäßig Überprüfungen (Screening) aller Mitarbeiter und Auftragnehmer durch. Diese Überprüfung erfolgt anhand öffentlich verfügbarer oder staatlich ausgestellter Sanktionslisten und wird mit Informationen verglichen, die Shell zu Ihrer Person hält (z. B. aus dem Register „Interessenkonflikte“ - weitere Informationen finden Sie hier).

Jegliche personenbezogenen Daten, die während des Screenings gesammelt werden, führen weder zur Erstellung eines persönlichen Profils noch zu automatisierten Entscheidungen bezüglich der Eignung für eine weitere Beschäftigung, ein Praktikum oder die Beauftragung als Auftragnehmer.

Wer ist für die erhobenen personenbezogenen Daten verantwortlich?

Die Deutsche Shell Holding GmbH, Suhrenkamp 71-77, 22335 Hamburg, Deutschland, ist die für Ihre personenbezogenen Daten (einschließlich der personenbezogenen Daten Ihrer Angehörigen) verantwortliche Stelle in Deutschland, entweder allein oder zusammen mit seinen verbundenen Unternehmen innerhalb des Shell-Konzerns (je nach Standort).

Im Falle von einzelnen Auftragnehmern/Kontraktoren ist dasjenige Unternehmen innerhalb der Shell-Gruppe die verantwortliche Stelle, das Ihre Dienstleistungen alleinstehend oder gemeinsam mit seinen Tochtergesellschaften innerhalb der Shell-Unternehmensgruppe in Auftrag gegeben hat, sowie Ihre die betreffende externe Vertragsfirma/Beschäftigungsfirma/Agentur.

An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

An wen geben wir die personenbezogenen Daten weiter?

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu den oben dargelegten Zwecken verarbeitet und nur streng nach dem „Kenntnis nur bei Bedarf“-Grundsatz an folgende Dritte weitergegeben:

  • Andere Unternehmen innerhalb des Shell-Konzerns im In- und Ausland
  • Autorisierte externe Dritte, Dienstleister, externe Auditoren und/oder Subunternehmer von Shell; und
  • Eine zuständige Behörde, staatliche Stelle, Aufsichts- oder Finanzbehörde, soweit zur Einhaltung einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, der die betreffenden Shell-Unternehmen unterliegen, notwendig oder soweit gemäß den lokalen Gesetzen zulässig; oder
  • Jede Person, an die Shell im Rahmen der Einzel- oder Gesamtrechtsnachfolge Rechte oder Pflichten überträgt.

Ihre personenbezogenen Daten können an eine Stelle außerhalb Ihres Landes übertragen werden; dies unterliegt entsprechenden Schutzmaßnahmen.

Übertragungen Ihrer personenbezogenen Daten in andere Länder

Soweit Ihre personenbezogenen Daten an Unternehmen innerhalb des Shell-Konzerns und/oder an autorisierte Dritte im Ausland übermittelt worden sind, ergreifen wir organisatorische, vertragliche und rechtliche Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den oben dargelegten Zwecken verarbeitet werden und dass angemessene Schutzmaßnahmen implementiert wurden, um unbefugten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten strikt zu unterbinden. Diese Maßnahmen umfassen verbindliche interne Datenschutzvorschriften für Übertragungen zwischen den Unternehmen des Shell Konzerns und für Shell-Unternehmen in der EU, von der Europäischen Kommission genehmigte Transfermechanismen für Übertragungen an Dritte sowie jegliche zusätzlichen lokalen rechtlichen Anforderungen. Eine Kopie der verbindlichen internen Datenschutzvorschriften von Shell können Sie unter www.shell.de/privacy.html finden. Oder wenden Sie sich einfach an privacy-office-SI@shell.com.

Shell ist der Sicherung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet.

Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten

Wir haben umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, die dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch dienen. Diese Maßnahmen werden in angemessenem Umfang dem aktuellen Stand der Technik angepasst.

Shell bewahrt Ihre personenbezogenen Daten für einen definierten Zeitraum auf.

Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Alle Informationen, einschließlich personenbezogener Daten, werden gemäß den Standards der Shell-Gruppe für das Informations- und Records Management verwaltet und gelöscht, sobald sie nicht mehr für einen legitimen Geschäftszweck oder für einen gesetzlich vorgeschriebenen Zweck benötigt werden. Zur Einhaltung lokaler rechtlicher Anforderungen bestehen einige Ausnahmen:

  • Die in den Personalakten enthaltenen Informationen werden nicht länger als 10 Jahre nach Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt;
  • Informationen in Bezug auf die Altersversorgung werden nicht länger als 99 Jahre ab Beginn der Beschäftigung aufbewahrt;
  • Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Screenings anhand öffentlich verfügbarer oder staatlich herausgegebener Sanktionslisten und Medienquellen erhoben wurden, werden nach ihrer erstmaligen Erhebung nicht länger als 15 Jahre aufbewahrt;
  • Die Namen, das Datum, die Uhrzeit und die Zugangspunkte für alle Personen, die Anlagen und/oder Gebäude von Shell betreten, werden für 3 Jahre nach jedem Zugang aufbewahrt;
  • Wenn eine Einzelperson entlassen wurde oder wenn deren Vertrag aufgrund von gravierendem Fehlverhalten gekündigt wurde, einschließlich eines Verstoßes gegen die Life-Saving Rules von Shell oder den Verhaltenskodex, werden diese Informationen für bis zu 30 Jahre nach der Kündigung aufbewahrt.

In allen Fällen können die Daten a) länger aufbewahrt werden, wenn dazu ein gesetzlicher Grund besteht (dann werden die Daten gelöscht, sobald sie für den gesetzlichen Zweck nicht mehr benötigt werden), oder b) kurzfristiger aufbewahrt werden, wenn Sie der Verarbeitung der personenbezogenen Daten widersprechen und kein legitimer Geschäftszweck für deren Aufbewahrung mehr besteht.

Ihre Rechte und wie Sie diese ausüben können.

Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten

Wir wollen unsere Informationen über Sie so genau und aktuell wie möglich halten. Sie können Folgendes beantragen:

  • Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten;
  • Korrektur oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (aber nur, wenn diese nicht länger für einen rechtmäßigen Geschäftszweck erforderlich sind);
  • dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird; und/oder
  • dass Sie eine Ausfertigung der personenbezogenen Daten erhalten, die Sie Shell bereitgestellt haben, und zwar in einer strukturierten, digitalen Form zur eventuellen Übertragung an eine andere Partei, wenn das technisch machbar ist.

Personen mit Zugang zu HR Online können über folgende Website auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen: https://hronline.shell.com/.

Alternativ hierzu wenden Sie sich bitte an Ihren lokalen HR-Berater. Wenn Sie ein Auftragnehmer sind, wenden Sie sich bitte an Ihre externe Vertragsfirma/Beschäftigungsfirma/Agentur. Ehemalige Mitarbeiter oder Angehörige möchten wir bitten, privacy-office-SI@shell.com zu kontaktieren.

An wen können Sie sich wenden, wenn Sie eine Anfrage, ein Problem oder eine Beschwerde bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten haben?

Bei Anliegen, Fragen, Problemen oder Kritik in bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter folgendem Kontaktformular oder unter folgender Anschrift kontaktieren: Deutsche Shell Holding GmbH, Datenschutz, Suhrenkamp 71-77, 22335 Hamburg, Deutschland.

Oder wenden Sie sich alternativ dazu an Privacy-Office-SI@shell.com.

Sie können sich auch an den Leitenden Datenschutzbeauftragten (Chief Privacy Officer) des Shell-Konzerns wenden, und zwar unter Shell International B.V. Den Haag, Niederlande - Handelsregister Nr. 27155369 Schriftverkehr: Postfach 162, 2501 AN, Den Haag.

Wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Shell nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde mit der Anschrift Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Den Haag, Niederlande, einzureichen. Weitere Informationen finden Sie unter https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.

Desweiteren haben Sie das Recht bei der für die Deutschen Shell Gesellschaften zuständigen Hamburger Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen. Die Besucheranschrift lautet: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str 22, 7. OG, 20459 Hamburg. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite der Hamburger Datenschutzaufsichtsbehörde.

Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig aktualisiert.

Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann sich im Laufe der Zeit ändern. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärung regelmäßig auf mögliche Änderungen zu überprüfen. Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt im Mai 2020 aktualisiert.