Aktuelle oder ehemalige Shell Mitarbeiter, Auftragnehmer oder Angehörige
Informationen für Personen, die Angestellte, Praktikanten oder einzelne Auftragnehmer sind oder waren, sowie Angehörige von Shell Mitarbeitern.
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Was beinhaltet diese Datenschutzerklärung?
Jede Person innerhalb der Shell Unternehmensgruppe („Shell“ oder „wir“) ist verantwortlich für den Schutz personenbezogener Daten untereinander sowie der unserer Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten.
Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über personenbezogene Daten, die von Shell im Zusammenhang mit Personen verarbeitet werden, die Angestellte, Praktikanten oder einzelne Auftragnehmer sind oder waren, sowie Angehörige von Shell Mitarbeitern („Shell Mitarbeiter“).
Shell Mitarbeiter, die auch Einzelhandelskunden oder Nutzer einer Shell App oder Webseite, in einer anderen Funktion als Shell Mitarbeiter, sind, lesen sich bitte die Datenschutzerklärung für Autofahrer, Besucher der Shell Webseiten und Nutzer der Shell App durch.
Einzelpersonen, die sich bewerben, an einer Recruitment-Veranstaltung teilnehmen oder ein Assessment bei Shell durchführen, lesen sich bitte die Datenschutzerklärung für Bewerber durch.
Diese Datenschutzerklärung unterliegt zu jeder Zeit lokal geltendem Recht.
In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, welche personenbezogenen Daten zu welchen Zwecken verarbeitet werden, wie lange wir die personenbezogenen Daten aufbewahren, wie Sie auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und diese aktualisieren und wo Sie weitere Informationen erhalten.
Neben dieser Datenschutzerklärung erläutern weitere Datenschutzerklärungen, wie wir personenbezogene Daten in Bezug auf bestimmte HR-Prozesse (wie Open Resourcing-, OneHealth IT- und International Mobility-Programme) verarbeiten. Darüber hinaus kann es in den Ländern, in denen wir tätig sind, lokale Datenschutzerklärungen geben, die die vor Ort geltenden Praktiken und rechtlichen Anforderungen widerspiegeln.
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Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die zur Verwaltung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind, um Auftragnehmer und Praktikanten zu beschäftigen und bestimmten Angehörigen von Shell Mitarbeitern Leistungen zu erbringen.
Dazu gehören persönliche Kontaktinformationen, Geburtsdatum, Familienstand, Informationen zu Gehaltsabrechnung und Bankkonto, Informationen zu Gehalt und Leistungen, einschließlich Empfängerinformationen, Notfallkontakte, Informationen zur Arbeitsleistung und alle sonstigen Informationen, die zur Verwaltung des Arbeitsverhältnisses, zur Beauftragung von Auftragnehmern und zur Bereitstellung von Leistungen für bestimmte Angehörige von Shell Mitarbeitern (z. B. die Angehörigen, die einen Shell Mitarbeiter während eines Auslandseinsatzes begleiten).
Sensible personenbezogene Daten
Ferner verarbeiten wir einige Sonderkategorien personenbezogener Daten („sensible personenbezogene Daten“), wie Daten über die Gesundheit eines Menschen, seine Rasse oder ethnische Herkunft, religiöse oder philosophische Überzeugungen, sexuelle Orientierung, politische Meinungen und Gewerkschaftsmitgliedschaft nur dort, wo es notwendig ist im Hinblick auf die Einhaltung der Beschäftigungs- und Sozialversicherungsgesetze, oder soweit dies für die arbeitsmedizinische Beratung und Unterstützung erforderlich ist, um die lebenswichtigen Interessen einer Person (wie im Notfall) zu schützen, oder wenn dies aus Gründen der öffentlichen Gesundheit erforderlich ist oder die Person dazu ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt hat.
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Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir können Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:
- um unseren Verpflichtungen zur Einhaltung der vor Ort geltenden Gesetze und Vorschriften nachzukommen;
- für legitime Geschäftsinteressen (z. B. Leistungsmanagement, um sicherzustellen, dass wir über qualifizierte und kompetente Mitarbeiter verfügen oder aus Gründen des Schutzes für Gesundheit und Sicherheit, indem gewährleistet wird, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zutritt zu bestimmten Standorten bzw. Anlagen haben; oder
- wo Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung gegeben haben.
Bitte beachten Sie, dass Shell grundsätzlich nicht die Einwilligung von Shell Mitarbeitern zur Verarbeitung personenbezogener Daten anfordert oder sich auf diese beruft.
Es gibt jedoch begrenzte Umstände, unter denen eine Einwilligung erforderlich ist, z. B. wenn dies nach geltendem Recht erforderlich ist, einschließlich für die Verarbeitung „sensibler“ personenbezogener Daten.
Personenbezogene Daten, die von Shell Mitarbeitern angefordert werden, entsprechen den Mindestanforderungen, die erforderlich sind, um rechtliche und/oder vertragliche Anforderungen zu erfüllen und Möglichkeiten zur Teilnahme an Programmen oder Leistungen anbieten zu können.
Falls Sie uns die angeforderten Informationen nicht zur Verfügung stellen, kann dies unter Umständen Auswirkungen auf Ihr bestehendes Arbeitsverhältnis haben, darauf, ein Praktikum bei uns zu absolvieren, als Auftragnehmer für uns tätig zu sein, an einem Programm teilzunehmen oder eine Leistung zu erhalten.
In den Fällen, in denen die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht und vorbehaltlich der anwendbaren lokalen Gesetze, die etwas anderes vorsehen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies hat keinen Einfluss auf die Gültigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung.
Der Entzug der Einwilligung kann sich jedoch auf darauf auswirken, weiterhin bei uns zu arbeiten oder anderweitig beschäftigt zu sein oder an einem Programm teilzunehmen oder eine Leistung zu erhalten.
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Überwachung
Alle Aktivitäten auf Shell IT-Geräten und/oder innerhalb des Shell IT-Netzwerks können zu legitimen Geschäftszwecken überwacht werden. Weitere Informationen finden Sie in den Richtlinien zum persönlichen Gebrauch im Shell Intranet.
Alle Shell Mitarbeiter erhalten einen Zugangsausweis, der es Shell ermöglicht, das Datum, die Uhrzeit und die Zugangspunkte von Personen zu Räumlichkeiten und Anlagen von Shell zu erfassen. Die Daten aus den Zugangs- und Sicherheitssystemen werden verwendet:
- Zum Zwecke der Gesundheit und der Sicherheit, insbesondere zum Schutz von Shell Anlagen, Shell Mitarbeitern und Besuchern von Shell Standorten;
- Zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, insbesondere dort, wo eine lokale gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung von Informationen an Regierungs-/Aufsichtsbehörden besteht;
- Zur Überwachung (auf aggregierter Basis) der Anzahl der Personen, die Zugang zu Shell Standorten haben und an diesen arbeiten, zur Personal- und Standortplanung; und
- Im Falle von Auftragnehmern (nicht Shell Mitarbeitern) können das Datum und die Uhrzeit des Betretens und Verlassens der Shell Standorte zu Zwecken der Rechnungskontrolle verwendet werden.
Wir setzen an unseren Standorten Überwachungskameras ein. Wo Überwachungskameras verwendet werden, werden sie kenntlich gemacht. Überwachungskameras werden zum Zwecke der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes eingesetzt, insbesondere für den Schutz von Shell Anlagen, Shell Mitarbeitern und Besuchern auf dem Shell Gelände. Alle Aufzeichnungen werden höchstens für 72 Stunden gespeichert, es sei denn, es liegt ein Arbeitsschutzvorfall oder eine vermutete oder tatsächliche kriminelle Aktivität vor. In diesem Fall können sie von internen Untersuchungsteams von Shell sowie extern eingesehen werden, sofern dies von Strafverfolgungsbehörden oder anderen Behörden vorgeschrieben oder gestattet ist.
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Überprüfungen (Screening)
Zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen, zum Schutz der Vermögenswerte und Mitarbeiter/Auftragnehmer von Shell und insbesondere zur Gewährleistung, dass Shell allen Gesetzen zur Handelskontrolle, Verhinderung von Geldwäsche und/oder Bestechung und Korruption und anderen gesetzlichen Anforderungen Rechnung tragen kann, führen wir regelmäßig Überprüfungen (Screening) aller Mitarbeiter und Auftragnehmer durch.
Diese Überprüfung erfolgt anhand öffentlich verfügbarer oder staatlich ausgestellter Sanktionslisten und wird mit Informationen verglichen, die Shell zu Ihrer Person hält (z. B. aus dem Register „Interessenkonflikte“; mehr dazu im Shell Intranet.)
Jegliche personenbezogenen Daten, die während des Screenings gesammelt werden, führen nicht zu automatisierten Entscheidungen bezüglich der Eignung für eine weitere Beschäftigung, ein Praktikum oder die Beauftragung als Auftragnehmer.
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Wer ist für die erhobenen personenbezogenen Daten verantwortlich?
Deutsche Shell Holding GmbH, Suhrenkamp 71-77, 22335 Hamburg, Deutschland.und/oder eines oder mehrere Unternehmen der Shell Unternehmensgruppe, je nach Ihrem Standort und Geschäftsbeziehung.
Im Falle von einzelnen Kontraktoren, dasjenige Unternehmen innerhalb der Shell Gruppe, das Ihre Dienstleistungen alleinstehend oder gemeinsam mit seinen Tochtergesellschaften innerhalb der Shell Unternehmensgruppe in Auftrag gegeben hat, sowie Ihre externe Vertragsfirma/Beschäftigungsfirma/Agentur.
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An wen geben wir die personenbezogenen Daten weiter?
Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die oben genannten Zwecke (oder für einen sekundären Zweck, mit dem sie eng verknüpft sind, wie z.B. zur Speicherung) verarbeitet und nur streng nach dem „Kenntnis nur bei Bedarf“-Grundsatz (Need-to-know-Prinzip) wie folgt weitergegeben:
- An andere Unternehmen der Shell Unternehmensgruppe, einschließlich derjenigen, die sich außerhalb Ihres Standortes und des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) befinden;
- An autorisierte externe Dritte, Dienstleister und/oder Subkontraktoren von Shell; und
- Eine zuständige Behörde, staatliche Stelle, Aufsichts- oder Finanzbehörde, soweit zur Einhaltung einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, der die betreffenden Shell Unternehmen unterliegen, notwendig oder soweit gemäß lokalen Gesetzen zulässig.
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Übermittlung von personenbezogenen Daten
Wenn die personenbezogenen Daten an Unternehmen innerhalb der Shell Unternehmensgruppe und/oder an autorisierte dritte Dienstleister und/oder Subunternehmer weitergegeben werden, die sich innerhalb oder außerhalb Ihres Standorts befinden (einschließlich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums), ergreifen wir organisatorische, vertragliche und rechtliche Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten ausschließlich für die oben genannten Zwecke verarbeitet werden und dass ein angemessenes Schutzniveau zum Schutz der personenbezogenen Daten implementiert wurde.
Zu diesen Maßnahmen gehören Verbindliche interne Datenschutzvorschriften gem. EU-DSGVO Artikel 47 für die Übermittlung innerhalb der Shell Unternehemensgruppe , von der Europäischen Kommission genehmigte Mechanismen für die Übermittlung an Dritte in Ländern, die nach Einschätzung der Kommission keinen ausreichenden Datenschutz bieten, sowie etwaige zusätzliche lokale Rechtsvorschriften.
Eine Kopie davon können Sie unter privacy-office-SI@shell.com anfordern.
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Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten
Aufgrund der Unternehmensstruktur der Shell Unternehmensgruppe können Ihre personenbezogenen Daten und die Ihrer Angehörigen in Länder außerhalb Ihres Standortes übertragen werden.
Wenn dies geschieht, ergreifen wir Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre Datenschutzrechte und die Ihrer Angehörigen weiterhin im Einklang mit den verbindlichen internen Datenschutzvorschriften von Shell und geltendem Recht geschützt sind.
Wir haben umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, die dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch dienen sollen. Diese Maßnahmen werden in angemessenem Umfang dem aktuellen Stand der Technik angepasst.
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Wie lange werden die personenbezogenen Daten aufbewahrt?
Alle Informationen, einschließlich personenbezogener Daten, werden gemäß den Standards der Shell Unternehmensgruppe für das Informations- und Records Management verwaltet und sicher gelöscht, sobald sie nicht mehr für einen legitimen Geschäftszweck oder für einen gesetzlich vorgeschriebenen Zweck benötigt werden.
Zur Einhaltung vor Ort geltender Anforderungen bestehen einige Ausnahmen:
- Informationen, die in Personalakten enthalten sind, werden nach Beendigung Ihrer Beschäftigung nicht länger als 10 Jahre aufbewahrt;
- Informationen über Altersleistungen werden nicht länger als 99 Jahre nach Beginn des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt;
- Alle persönlichen Daten, die im Rahmen des Screenings anhand öffentlich verfügbarer oder staatlich herausgegebener Sanktionslisten und Medienquellen erhoben werden, werden nach ihrer erstmaligen Erhebung nicht länger als 15 Jahre aufbewahrt.
- Die Namen aller Personen, die das Shell Gelände betreten, sowie das Datum, die Uhrzeit und der Ort des Betretens des Geländes werden ab jedem Zugang 3 Jahre lang aufbewahrt.
- Wenn eine Einzelperson wegen schwerwiegenden Fehlverhaltens entlassen wurde oder ihr Vertrag gekündigt wurde, einschließlich des Verstoßes gegen die Shell Life Saving Rules oder des Verstoßes gegen den Shell Verhaltenskodex, werden diese Informationen nach der Kündigung bis zu 30 Jahre aufbewahrt.
In allen Fällen dürfen Informationen aufbewahrt werden für a) einen längeren Zeitraum, wenn ein gesetzlicher Grund dafür besteht (in diesem Fall werden sie gelöscht, sobald sie für den gesetzlichen Zweck nicht mehr benötigt werden) oder b) einen kürzeren Zeitraum, wenn Sie oder Ihre Angehörigen Einspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einlegen und es keinen legitimen Zweck mehr gibt, sie weiterhin aufzubewahren.
Weitere Informationen zum Shell Group Records Management, einschließlich lokaler Abweichungen, finden Sie im Shell Intranet.
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Wie kann ich auf meine personenbezogenen Daten zugreifen?
Wir wollen unsere Informationen über Sie so genau wie möglich halten. Sie können auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, die Korrektur oder Löschung personenbezogener Daten verlangen (aber nur, wenn sie für einen legitimen Geschäftszweck nicht mehr benötigt werden) und beantragen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird. Personen mit Zugang zu HR Online können über folgende Website auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen https://hronline.shell.com/
Alternativ erteilt auch der für Sie zuständige Personalleiter Auskunft. Wenn Sie ein Auftragnehmer sind, wenden Sie sich bitte an Ihre externe Vertragsfirma/Beschäftigungsfirma/Agentur.
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An wen kann ich mich wenden, um weitere Informationen zu erhalten?
Weitere Informationen finden Sie auf der Datenschutz-Homepage im Shell Intranet.
Bei Anliegen, Fragen oder Kritik zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter folgendem Kontaktformular oder oder unter folgender Anschrift kontaktieren: Datenschutz, Deutsche Shell Holding GmbH, Suhrenkamp 71-77, 22335 Hamburg, Deutschland.
Wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Shell nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer eigenen Datenschutzbehörde oder der niederländischen Datenschutzbehörde mit der Anschrift Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Den Haag, Niederlande, einzureichen. Weitere Informationen finden Sie unter https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.
Desweiteren haben Sie u.U. das Recht bei der für die deutschen Shell Gesellschaften zuständigen Hamburger Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen. Die Besucheranschrift lautet: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Klosterwall 6 (Block C), 20095 Hamburg. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite der Hamburger Datenschutzaufsichtsbehörde.
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Änderungen an dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann sich im Laufe der Zeit ändern. Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 22. Mai 2018 aktualisiert.